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Digitale Mandatsgewinnung per Kanzleisoftware - die Online-Mandatsanfrage

Digitale Mandatsgewinnung per Kanzleisoftware– die Online-Mandatsanfrage

Einleitung

Die digitale Transformation hat die Art und Weise verändert, wie Kanzleien Mandanten akquirieren und betreuen. In einer Welt, in der Informationen im Überfluss vorhanden sind und die Erwartungen der Mandanten an Effizienz und Schnelligkeit stetig steigen, wird die digitale Mandatsgewinnung zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für Anwaltskanzleien. Dieser Text hat zum Ziel, die Bedeutung der digitalen Mandatsgewinnung mithilfe von Kanzleisoftware zu erläutern und die Vorteile dieses Ansatzes zu verdeutlichen.



Zentrales Element des Kanzleimarketings – die Mandantengewinnung

Das digitale Zeitalter sollte längst im Kanzleialltag Einzug gehalten haben. Eine optimierte Kanzleiwebsite ermöglicht es, sich potenziellen Mandanten in der digitalen Welt vorzustellen. Deutliche Anzeichen für längeres Verweilen auf einer Kanzleiwebsite sind eine klare Struktur und verständliche Sprache. Hilfreiche Blogbeiträge rund um die eigene Expertise, Online-Seminare zu interessanten Themen und Kontaktformulare betonen die Alleinstellungsmerkmale einer Kanzlei. Dennoch reicht dies nicht aus, um potenzielle Mandanten gezielt zu gewinnen. Eine optimierte Kanzleiwebsite dient hauptsächlich als Informationsmedium. Es fehlt jedoch ein wesentliches Element: die Struktur, um automatisiert neue Mandate zu generieren. Wird ein Mandat angenommen, erfolgt automatisch die Anlage der E-Akte.

Die Mandatsbeauftragung aus Sicht der Mandanten

Heute wird die Suche nach dem richtigen Rechtsbeistand als hektisch empfunden. In kurzer Zeit entscheiden sich Rechtssuchende für oder gegen den Erstkontakt mit einer Kanzlei. Sobald ein potenzieller Mandant eine für ihn interessante Kanzlei gefunden hat und Vertrauen in Bezug auf sein Anliegen aufgebaut hat, möchte er die Kanzlei sofort mit seinem Mandat beauftragen. Diese Möglichkeit erwartet er rund um die Uhr, inspiriert durch den heutigen digitalen Wandel. Dank Anbietern wie Amazon sind Dienstleistungen schnell und unkompliziert verfügbar.

Digitale Mandantengewinnung in der Kanzlei

Um ein Mandat online zu generieren, ist es unabdingbar, einen klaren Ablaufprozess zu definieren. Beginnend mit der Frage: Welche Kriterien muss ein Mandant in einem bestimmten Bereich erfüllen, damit sein Mandat angenommen wird? Nehmen wir den Fahrradunfall als Beispiel. Hat eine Mandantin (eine Radfahrerin) einen Verkehrsunfall mit einem Personenkraftfahrzeug? Wenn ja, folgen alle notwendigen Fragen (Kennzeichen, Versicherungsnummern usw.) bis zur Übertragung dieser Daten in die Kanzleisoftware in aufbereiteter Form. Bei einer positiven Kollisionsprüfung wird die E-Akte automatisch angelegt, wenn die Kanzlei das Mandat annehmen möchte.

Hat eine Mandantin (eine Radfahrerin) einen Verkehrsunfall mit einem anderen Radfahrer? Wenn ja, stellt sich die Frage: Hat die Mandantin eine Rechtsschutzversicherung? Wenn nicht, erfolgt die Abfrage weiterer notwendiger Informationen. Nach Aufbereitung und Übermittlung dieser Daten wird eine automatisierte Antwort an die potenzielle Mandantin gesendet.

Vorteil

Die Kanzlei kann Anfragen im Vorfeld durch geeignete Fragestellungen selektieren und durch definierte Prozesse einzelne Schritte der Mandatsannahme, wie die Anlage der E-Akte in der Kanzleisoftware, automatisieren.

Mandate effizient annehmen dank Online-Mandatsanfragen

Die Online-Mandatsanfrage bietet der Kanzlei eine weitere Möglichkeit, gezielt und strukturiert neue Mandatsverhältnisse zu akquirieren. Die Kanzleiwebsite wird darüber hinaus effektiver genutzt. Die Mandate, die zu einem Mandatsverhältnis führen sollen, werden automatisiert in der Kanzleisoftware aufbereitet und abgelegt, was direkt zur Anlage einer E-Akte führen kann. Eine Umverteilung von Arbeitsstunden in andere Bereiche ohne zusätzlichen Personalaufwand ist möglich. Interessierte Mandanten haben den „Sofort“-Effekt und erhalten die Kanzleidienstleistung zu jeder Tages- und Nachtzeit – ein weiteres Alleinstellungsmerkmal (USP).

Die Kanzleiwebsite

Eine Erweiterung der eigenen Kanzleiinternetseite ist bereits für Ein-Personen-Kanzleien möglich und empfohlen. Die entstehenden Kosten für die Realisierung hängen von verschiedenen Faktoren ab, sind jedoch in der Regel überschaubar. Einige Kanzleisoftwareanbieter unterstützen Kanzleien bei der Integration, sodass die Kanzlei nur die Prozessstrukturen definieren muss. Die digitale Darstellung wird kostenlos bereitgestellt und muss auf der eigenen Internetseite eingebunden werden.



Vorteile der digitalen Mandatsgewinnung per Kanzleisoftware 

1. Effizienzsteigerung:
Durch die Automatisierung von Prozessen und die strukturierte Erfassung von Mandatsanfragen können Kanzleien ihre Fachkräfte effizienter einsetzen, was zu einer besseren Ressourcennutzung führt.
2. Schnelligkeit:
Potenzielle Mandanten erwarten heute, dass sie zu jeder Tages- und Nachtzeit Kontakt aufnehmen können. Die Online-Mandatsanfragen bieten diesen "Sofort"-Effekt und erhöhen die Kundenzufriedenheit.
3. Selektion von Anfragen:
Die Kanzlei kann durch gezielte Fragestellungen Anfragen im Vorfeld selektieren und nur die relevanten Mandate annehmen, was Zeit und Ressourcen spart.
4. Automatisierte E-Akten:
Bei positiver Kollisionsprüfung kann die Kanzleisoftware automatisch E-Akten anlegen, was die Verwaltung und Organisation von Mandanteninformationen erleichtert.
5. Kundenorientierung:
Die digitale Mandatsgewinnung spiegelt den modernen Kundenanspruch wider, Dienstleistungen schnell und unkompliziert in Anspruch nehmen zu können. Dies kann ein starkes Alleinstellungsmerkmal (USP) für die Kanzlei sein und Mandanten das Gefühl geben, dass ihre Bedürfnisse und Anliegen rund um die Uhr beachtet werden.

Insgesamt bietet die Online-Mandatsanfrage mithilfe von Kanzleisoftware Kanzleien die Möglichkeit, ihr Marketing zu optimieren, neue Mandate effizienter anzunehmen und den digitalen Anforderungen gerecht zu werden. Dieser Ansatz kann Kanzleien nicht nur dabei unterstützen, gefunden zu werden, sondern auch dabei, erfolgreich neue Mandanten zu gewinnen und deren Bedürfnisse in der digitalen Welt zu erfüllen. Die digitale Mandatsgewinnung ist ein wichtiger Schritt, um im Wettbewerbsumfeld der modernen Rechtsbranche erfolgreich zu bestehen.

Gern stehe ich Ihnen zur Verfügung, um Ihre spezifischen Anfragen über das Kontaktformular zu klären.